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項(xiàng)目經(jīng)理跨部門(mén)溝通的9個(gè)訣竅

fangfang
2023年8月12日 14:19 本文熱度 1381
:項(xiàng)目經(jīng)理跨部門(mén)溝通的9個(gè)訣竅


對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō),跨部門(mén)溝通不良,可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成嚴(yán)重影響。你認(rèn)為十萬(wàn)火急的事,到了其他部門(mén)那竟然成了芝麻綠豆大的事。原本應(yīng)該合作解決的問(wèn)題,到了跨部門(mén)會(huì)議上,又淪為各彈各的調(diào),找不到共識(shí)。

到底,在不同部門(mén)各有不同立場(chǎng)與利益的情況下,怎樣才能把話(huà)說(shuō)清楚,把項(xiàng)目做好呢?以下幾點(diǎn)供你參考。

01
“利他心態(tài)”,找準(zhǔn)對(duì)方需求和利益點(diǎn)

1.判斷這件事是否溝通就能解決,若是,就繼續(xù)推進(jìn),若不是,就再想別的辦法解決。

2.所謂知己知彼,百戰(zhàn)不殆,提前了解對(duì)方的職位性格、過(guò)往、部門(mén)情況等。這樣就可以簡(jiǎn)單地“拿捏”住對(duì)方。

3.明確對(duì)方的需求。如果不清楚對(duì)方需求是什么,就可以通過(guò)找突破口,通過(guò)部門(mén)其他熟悉的人切入,或者在非正式場(chǎng)合,找機(jī)會(huì)和對(duì)方直接面談來(lái)確認(rèn)對(duì)方真正要什么。

02
合作也要注重“用戶(hù)體驗(yàn)"

在做某件事時(shí),學(xué)會(huì)換位思考,注重用戶(hù)體驗(yàn),在溝通過(guò)程中,傳播信息的主要屬性應(yīng)該考慮到以下問(wèn)題的答案:是否及時(shí)?是否相關(guān)? 是否便捷?

接收者希望能夠及時(shí)、全面又清晰地了解那些需要自己做事的信息。

在問(wèn)題的陳述上,要集中在被優(yōu)先處理的信息上而不是分散的、流離失所的、丟失的信息,這樣對(duì)方就不會(huì)感到煩躁。

03
態(tài)度和情感交流也很重要

在溝通中,技巧可以讓一件事情變得邏輯性更強(qiáng),看起來(lái)或者聽(tīng)起來(lái)更合理,內(nèi)容可以讓表達(dá)變得更加真實(shí),而態(tài)度則是讓你的溝通更有感染力,更加可信,三者缺一不可。

另外,平時(shí)聯(lián)絡(luò)感情也不可或缺。比如,平時(shí)小活動(dòng)不斷,下班后的小聚會(huì)等,畢竟沒(méi)有什么事情是一頓火鍋解決不了的。

04
利用“價(jià)值”和“重要性”

有時(shí)候,對(duì)方不配合,不一定是在故意推卸責(zé)任,極有可能是你這件事在他那意義不大或者價(jià)值不高,也就是優(yōu)先級(jí)沒(méi)能排到靠前位置。當(dāng)然,也不排除你沒(méi)把這件事的重要性和緊急性跟對(duì)方說(shuō)清楚。

05
追蹤過(guò)程并及時(shí)調(diào)整資源進(jìn)度

需要跨部門(mén)配合的事,一定要提前約定好溝通進(jìn)展,一旦出現(xiàn)異常,應(yīng)主動(dòng)站出來(lái),協(xié)調(diào)資源并向下推進(jìn)。如果這件事的優(yōu)先級(jí)有調(diào)整,要及時(shí)和對(duì)方同步信息,以保障對(duì)方及時(shí)調(diào)整時(shí)間的重要級(jí)。

06
對(duì)于對(duì)方的付出給予肯定

在對(duì)方推進(jìn)事情的過(guò)程中,公開(kāi)場(chǎng)合下對(duì)方的上司或公司高管面前,都要給予對(duì)方肯定,表示這個(gè)項(xiàng)目之所以順利完成,很大程度上歸功于對(duì)方的配合、努力,以及扎實(shí)的基本功和優(yōu)秀能力等。畢竟沒(méi)有人不愛(ài)被贊揚(yáng)。這樣做,愿意同你合作共事的人會(huì)越來(lái)越多。

07
要建立監(jiān)督機(jī)制

常常會(huì)遇到任務(wù)下達(dá)之后,時(shí)間節(jié)點(diǎn)到了,還有些數(shù)據(jù)沒(méi)有收集上來(lái),不得不整天追在別人后邊催。不要經(jīng)常為了救火就去直接幫對(duì)方做。寧愿花1小時(shí)幫助對(duì)方來(lái)做,也不要花5分鐘自己完成,長(zhǎng)久來(lái)看,這樣會(huì)給自己節(jié)約大量時(shí)間。

08
梳理流程明確崗位職責(zé)

跨部門(mén)溝通出問(wèn)題,從流程上入手,看看流程上是否有疏忽的地方。

每個(gè)崗位員工都要有自己明確的崗位職責(zé),如果存在模糊地帶,要及時(shí)明確,做到權(quán)責(zé)分明和分工合理,需要共同協(xié)作完成的也需要明確協(xié)作的內(nèi)容由哪個(gè)部門(mén)的什么人負(fù)責(zé)。整體梳理出一條完整的跨部門(mén)協(xié)作工作流程,這樣做主要為了避免后期出現(xiàn)相互推諉、扯皮的情況。

09
開(kāi)誠(chéng)布公


凡事以誠(chéng)實(shí)為上策,最忌欺騙、隱瞞事實(shí),破壞信任關(guān)系。部門(mén)之間一旦缺乏信任,勢(shì)必會(huì)加重雙方防御心理,導(dǎo)致溝通時(shí)有所保留,甚至隱藏一些重要信息。建議做到以下幾點(diǎn):

1
錯(cuò)的不要解釋
2
務(wù)必不要爭(zhēng)執(zhí)
3
不打斷對(duì)方說(shuō)話(huà)
4
始終保持微笑
5
出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)同步信息

該文章在 2023/8/12 14:19:12 編輯過(guò)
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